【引継ぎの英語】後任が手順と例外対応を言い返せる説明の練習法

手順書を渡し、英語で一通り説明した。最後に“Any questions?”と聞いても質問はなかったのに、担当が替わると同じ確認が何度も届く。そんな経験があると、「英語の説明が足りなかったのかな」と不安になりますよね。

この記事では、社内の広報ニュースを公開する架空業務を例に、後任に通常の一件と例外の一件を渡し、「次に何をするか」を言い返してもらう練習法を紹介します。業務の設定と会話はすべて説明用の作例です。条件文を整えるBest Teacherと、聞き手の理解を確かめるイングリッシュ・ビレッジも、必要な役割から選べるように整理しました。

日本語の手順は決まっているのに英文が曖昧になる方には、Best Teacher通常コースの自作文添削が役立ちます。月額12,000円（税込）です。無料体験は支払情報不要・自動有料化なしで、案内された題材を使って書く・直す・話す流れを試せます。有料契約は別途申込みで、カード・PayPalは原則毎月同日更新です。

まずは無料体験で、条件文を書いて直す流れが自分に合うか確かめてみましょう。

この記事の執筆者 PRO

上智大学卒

上智大学卒、言語学・英語教育専攻。在学中にアメリカ留学を経験。 現在は日本最大級のオンライン英語学習サービスを運営するIT企業でコンテンツ制作とマーケティングに従事。

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引継ぎの英語は「伝えた量」より、後任が次の一件を処理できるかで確かめる

英語で丁寧に説明したのに、後から同じ質問が届くと、どこが伝わっていなかったのか分からず困ってしまいます。

“I understand.”って言ってもらえたのに、後から質問がたくさん来るんです。私の英語の説明が下手なんでしょうか……。

説明を増やす前に、後任が何を理解したかを確かめてみよう。具体的な一件を渡して「次に何をする？」と聞けば、抜けている条件が見えてくるよ。

結論をお伝えします。通常の一件と例外の一件を渡し、「次に何をするか」を相手の言葉で言い返してもらう。この方法なら、操作の順番だけでなく、止める条件や相談先まで引き継げたかが見えてきます。

次の一件を置いて、最初の行動を尋ねる

説明したページ数だけでは、後任が判断できるかは分かりません。引継ぎの説明を確認するときは、直後に起こりそうな一件を置いて、最初の行動を尋ねます。

難しい抜き打ち問題を出すのではありません。日常の業務で使う判断を、一緒に確かめる時間です。

「承認済みの原稿が届いたら」を一緒に考える

今回の通常手順は、次の三段階です。

1. 承認済み原稿の確認
2. 公開予約
3. 公開後の表示確認

後任へ「承認済みと書かれた原稿が届きました。最初に何をしますか」と尋ねてみます。

この返答があれば、少なくとも「届いたらすぐ予約する」とは理解していないと分かります。逆に“I understand.”だけでは、版と承認のどちらを見るかまでは確認できません。

相手を疑うためではありません。説明に足りない条件を見つけるために、具体例を使います。

最初の行動が抜けたら、その理由を補う

後任が「管理画面を開いて予約します」と答えた場合、説明した操作は覚えていても、予約前の判断が抜けています。「その前に承認済みの版かを確認します。古い版を公開しないためです」と補い、もう一度同じ一件で尋ねます。

全部を最初から読み直すより、抜けた条件とその理由を短く戻す方が、何を直したのか分かります。後任が「最新版ならよいのですか」と質問したら、最新版と承認済み版が同じとは限らない点へ進みます。

英語で言い返せたことは、実際のシステム権限や業務移管の承認まで済んだ証拠にはなりません。この記事では、説明の理解を確かめる方法を扱います。移管を完了させる条件は、職場の担当者と決めておきましょう。

細かな操作より先に、業務の目的を一文で渡す

目的が「承認済みの最新原稿を、指定された時刻に正しく公開すること」だと分かれば、後任は操作で迷ったときに戻れます。単に「このボタンを押す」と覚えるだけでは、原稿の状態が違ったときも同じ手順を進めてしまうかもしれません。

操作の説明が必要な場合も、目的を確認してから進みます。何を確認し、何がそろえば進んでよいかが分かると、手順書を読み返す際の焦点もはっきりします。

「承認がなければ公開しない」のような条件が英語で長くなるなら、Best Teacherの既存の仕事トピックで短い説明文を作る練習が候補です。外部の手順書を丸ごと提出する形式ではなく、質問に沿った自作文として取り組みます。

条件を短い英文にまとめたい方は、Best Teacherの無料体験で書く・直す流れを試してみてください。

手順書に足すのは、止める条件と相談する相手

通常の流れを説明したら、同じ仕事がそのとおり進まない場合を一つ用意します。今回の例外は、決めた確認時刻になっても編集担当の承認がないことです。後任が自分で決めてよい範囲と、止めて相談する境目を示します。

通常の流れは、理由を一つ添えると確認しやすい

通常手順で最初に確認するのは、ファイルの新しさだけではありません。編集担当が承認した版かを見ます。「確認する」とだけ言うより、何を照合するのかを説明すると、後任も同じ判断ができます。

後任が“Which version should I use?”（どの版を使えばよいですか）と聞いたら、“The version approved by the editor.”（編集担当が承認した版です）と対象を返します。実務では、どこに承認の記録があるかも職場の手順に沿って示してください。

確認後に予約したら終わりではありません。公開後には正しい内容が表示されているかを見るところまで伝えます。予約という操作と、公開結果の確認を分けることで、最後の確認が後任の作業として残ります。

承認が来ない一件で、止める・連絡するを言い返す

上の図は、承認があれば予約へ、なければ公開を止めて連絡へ進む分岐です。例外を説明するときは、条件の後に、してはいけない行動と次にする行動を続けます。

この文では、正午は公開の締切ではなく、承認状況を見て連絡する時刻です。時間の意味がずれると、後任は急いで公開するかもしれません。次のような誤解が返ったら、最も変えてほしい判断を先に直します。

最後の返答で、停止と連絡がそろいます。最初の説明を同じ調子でもう一度読むだけでは、後任が取り違えた「正午」の意味は残るかもしれません。誤解した言葉を特定し、その意味を直してから再確認することが必要です。

誤解されたら、最初の説明をもう一度ゆっくり読めばいいと思っていました。

同じ説明を繰り返すより、どの言葉を取り違えたかを先に見つけよう。今回なら「正午」の意味だけを直して、もう一度言い返してもらえば十分だよ。

連絡だけ言えた場合は、止める行動も補う

後任が「正午に編集担当へ聞きます」とだけ返したら、連絡先は分かっていても、公開を止める条件は未確認です。“And what will you do with the post while waiting?”（待っている間、記事はどうしますか）と尋ね、保留することを確かめます。

すべての単語を正確に復唱してもらう必要はありません。「承認が来るまで公開しない」と自分の言葉で説明できれば、判断は伝わっています。逆に、流暢でも停止条件が抜けていれば、その一点を補います。

連絡がつかないときの第二連絡先は、職場で決める

編集担当が不在のとき、後任が勝手に別の人を承認者にするわけにはいきません。次の項目は、元の担当者や上司と決めてメモへ追記します。

• 第二連絡先
• いつ切り替えるか
• 連絡待ちの間に進められる作業

未定の項目は「必要なら誰かに相談」とぼかさず、誰がいつまでに確認するかを書きます。後任へ判断を丸投げしないことが、例外を引き継ぐ説明の土台になります。

例外を入れると英文が長く崩れる方には、Best Teacherで条件と行動を分けて書き、人の添削を受ける練習を勧めます。近い既存トピックを選べるかと、作文からSpeakingまでに使う時間を含めて通常コースを検討できます。

条件と行動を分けた英文を人に添削してもらいたい方は、Best Teacherの体験から始めましょう。

Best Teacherで、条件と行動がつながる説明文を作る

Best Teacher（ベストティーチャー）は、既存トピックの質問に自分の英文で答え、講師と最大5往復のやり取りをした後、添削・音声練習・25分のSpeakingへ進むオンライン英会話です。通常コースには日常や仕事など約1,000のテーマがあります。

通常手順と一つの例外を、自分の英文でつなぐ

仕事説明に近い題材を選べる場合は、架空の担当業務と例外を、自分の回答として書いてみます。長い手順書の翻訳を目指すより、何をする仕事か、どの条件で止めるかが分かる短い文から始めると、見直す焦点が絞れます。

1. 書く：トピックの問いに沿い、通常の作業と一つの例外を説明する。
2. 答える：講師から返った問いに、条件や理由を補う。
3. 見比べる：自分の原文と添削で、条件と行動の関係を確認する。
4. 話す：音声練習後、同じ意味をSpeakingで説明する。

公式Writing案内のFocusモードでは、原文、講師の添削、英語の解説を並べて読めます。解説の日本語訳も利用できます。条件のかかり方が曖昧だった文を、どこで区切れば伝わるか見る材料になります。

添削を見るときは、禁止と時刻の意味を残す

先ほどの作例で残したいのは、次の三点です。

• 正午に承認がないとき
• 公開しない
• 編集担当へ連絡する

英文が短くなっても、公開禁止が単なる助言になったり、正午が公開時刻へ変わったりすると、引き継ぐ判断が違ってしまいます。

説明の原意を短く控えておき、添削後にそこへ戻します。分からない点はSpeakingで「正午は確認する時刻です」と伝えて質問しましょう。講師に確認するのは英語の意味であり、社内の承認ルールの妥当性は職場で判断します。

添削した条件文を、原稿なしでも説明できるか確かめる

Trainingには、次のような練習があります。

• 添削内容の確認
• 音声に合わせたOverlapping
• 音声を追うShadowing
• 聞き取った内容を確かめるDictation

修正文に音で慣れたら、次は要点だけを見て説明してみてください。

この四つから英文を作れば、長い手順を暗唱できなくても、必要な判断を説明できます。Speakingでは同じ英文をテキストに会話し、添削の疑問も質問できます。添削担当とSpeaking担当が同じとは限らないので、質問の前に原意を短く伝えましょう。

たとえば“The time is for checking approval, not for publishing. Is that clear in my explanation?”（その時刻は承認確認のためで、公開する時刻ではありません。私の説明でそれが伝わりますか）と聞けます。返答を得たら、その意味を保って言い直すところまで進めます。

体験では、一つの題材をSpeakingまで通す

2026年9月26日確認の通常コース体験は、Writing3回とSpeaking1回です。ただし、最初に添削へ進んだWritingだけが添削閲覧とSpeakingの対象です。Web版は登録アンケートから題材が自動選択される場合があり、引継ぎの課題を指定できるとは限りません。

体験では提供された一題で、「原意を添削と比べる→音で練習する→質問して言い直す」が自分に合うかを見ます。支払情報は不要で、自動有料化も体験期限もありません。返却を待つ間、添削後に復習する時間、Speakingの予約まで含めて試すと、有料後の生活を想像できます。

費用は公式料金、試せる範囲は公式体験FAQを参照できます。学習工程全体は、ベストティーチャーの基本的な受講の流れで詳しく整理しています。

説明文は用意でき、人がどう理解するか確かめたいなら、EVへ引継ぎの言い返し練習を相談できます。無料20分はインタビュー・英語力確認です。希望する課題は、対応を相談した通常レッスンや有料お試しで試す形になります。

聞き手の反応で説明を直したい方は、EVの無料体験で練習したい課題を伝えてみましょう。

English Villageでは、聞き手がどう理解したかを確かめる

イングリッシュ・ビレッジ（EV）は、教室またはオンラインで外国人講師と通常40分のマンツーマンを受ける英会話スクールです。講師と日時を選び、目的に合わせて内容を相談できます。自分では分かりやすいと思う説明に、別の人がどう反応するかを確かめる場として使えます。

相談時に渡すのは、長い資料より一つの確認課題

EVの公式FAQは、会社に合わせたプログラムのアレンジをスタッフや講師へ相談できると案内しています。「架空の引継ぎを短く説明し、受け手役に次の行動を言ってほしい」と伝えると、求める練習が具体的になります。

用意するのは、五欄のメモと、承認がない一件です。資料を使う場合は提示方法も相談し、画面共有や特定業界の専門知識を前提にしません。ここで講師へ頼むのは英語の伝わり方の確認で、業務手順を監査してもらうことではありません。

通常ケースの後に、条件を一つ変える

対応できる授業では、最初に承認済みのケースを説明し、相手に最初の行動を言ってもらいます。次に、承認だけを外したケースへ変えます。同じ作業で条件を一つ変えると、説明すべき違いが「止める・連絡する」へ絞られます。

相手の返答が予想と違ったら、すぐに模範文を読み直すより、どの言葉からそう理解したのか聞きます。正午を公開時刻と解釈されたなら、時刻の意味を説明し直す。この往復が、独りで原稿を読む練習に加えたい部分です。

講師に業務の手順そのものを見てもらうのは違うんですね。

そうだよ。講師に頼むのは「英語でどう伝わったか」の確認。業務ルールの正しさは職場で決めて、レッスンでは言い返しの往復に集中しよう。

直した説明は、その場で一度使い直す

講師から分かりにくい箇所を聞いて終わると、次回も同じ言い方へ戻りがちです。助言を受けた一文を言い直し、通常ケースと例外ケースの違いが伝わるかもう一度試します。訂正内容を残す場合は、自分で短くメモする方法を用意しましょう。

自動の文字起こしや訂正履歴が残る前提にはしません。終了後に、次の三つを自分で分けて控えます。

• 伝わった判断
• 直した説明
• まだ不明な業務ルール

このメモは、職場で引継ぎを進める際にも、英語の問題と実務の未決事項を混同しない助けになります。

一回の引継ぎに必要な練習量から受講を選ぶ

無料体験は外国人講師との20分のインタビュー・英語力確認で、日本人スタッフの説明を含めて所要1時間弱です。希望する引継ぎ課題を無料で一通り実演できるとはせず、目的と対応可能な授業を相談する入口にします。

一回の引継ぎのために、使い切れない量を選ぶ必要はありません。今後も説明・確認の練習を続けるか、受講できる時間はあるかで決めます。

現行額は公式料金で確認できます。校舎範囲や受講形態を比較したい方は、イングリッシュビレッジの受講形態とプランへ進むと、通い方を含めて検討できます。

人の言い返しから説明の抜けを探したい方は、EVへ通常・有料お試しで扱える課題を相談しましょう。無料インタビューで目的を伝え、実際に必要な往復を練習できるかと費用をそろえて選べます。

まずは無料インタビューで、引継ぎの言い返し練習ができるか相談してみてください。

最後に、引き継いだ判断と残る確認を分けて残す

「承認済みなら予約する」「正午に未承認なら止めて編集担当へ連絡する」が後任の言葉でそろったら、その判断を引継ぎメモへ反映します。全文を暗唱できたかより、同じ条件で同じ行動を選べたかを見ましょう。

未確認は、担当者と確認期限を付ける

第二連絡先がまだ決まっていないなら、「担当者不在時は要確認」とだけ書いて終えないようにします。誰が連絡先を決め、いつまでに後任へ伝えるかを残します。英語で分かりやすく説明できたことと、業務上の情報が全部そろったことは別です。

このように分けると、確認済みの説明を何度もやり直さず、残る事項を担当者へ渡せます。正式な業務移管は、職場が定めた権限や承認の確認まで進めて完了させます。

足りないのが文か、聞き手かで練習を選ぶ

• 条件を英文にすると崩れる：Best Teacherで自作文と添削を比べ、Speakingで意図を質問する。
• 文はあるが、相手の理解を確かめたい：EVで通常ケースと例外ケースの言い返しを相談する。
• 職場に確認できる相手がいる：その相手と次の一件を試し、新規契約を増やす前に不足を確かめる。

次の一件を渡し、抜けた条件を補い、もう一度言い返してもらう。まずはこの短い往復を作ってみてください。

人に伝わるかを確かめる場が必要なら、EVへ通常ケースと例外ケースを一つずつ相談し、希望する練習の可否と有料時の総額を確認してから受講を決めましょう。